【徹底解説】RPA導入による社内DX
DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として導入が進んでいるRPAについて、みなさんご存じでしょうか。働き方改革や人材不足、コスト削減等に役立ち、働く人の環境改善にもつながります。
この記事では、RPAのメリットやデメリット、活用方法をご紹介します。
オフィス作業、事務作業で効率化を考えている管理者の方は、ぜひご一読ください。
目次
RPAとは
RPAとは「Robotic Process Automation 」の略語で、デスクワークの定型作業（複雑な判断を必要としない単純作業）をパソコンで動作するソフトウェアロボット(コンピューター上のソフトやデータを扱う操作を素早く正確に行う事を役割とする)を利用して自動化する概念です。
2016年からRPAという言葉が使われ始め、即効性、実用性があることから2017年に一大ブームが起こりました。今ではAIやIoTと並び、誰もが知っている注目ITワードとなりましたが、RPAという単語は耳にしたことはあるがよくわからないという方、AIとRPAの違いや関係性が分からないという方も多いと思います。
AIとRPAの違いは、簡単に説明するとAIは学習させたことについて、自ら特徴をとらえ、判断して動作します。RPAは決められたルールにしたがって動作を行います。
RPA導入による効果は、コスト削減やミス削減はもちろん、働き方改革の即効薬としても期待されます。
これまでのサービスとの比較点
オフィス作業では顧客管理システムや在庫管理システム、予約管理システムなど企業が業務の中で使用している基幹システムがベースにあり、その上で作業を行うのは”ホワイトカラーの人”というのが一般的でした。
それを自動化するための方法は、
- 莫大な費用をかけて業務で使用しているシステムをカスタマイズする
- 作業を行うためのリソース(人員)を増やす
上記２つの選択肢しかありませんでした。
しかしRPAを導入することで、みなさんはソフトウェアのロボット（RPA）の改善点を考えたり、ソフトウェアのロボット（RPA）では、できない細やかな手作業、商品開発など、クリエイティブな仕事内容に変わってきています。
今までよく使われていたExcelマクロとRPAツールとの違いとして、業務で使用している社内システムやWebを含むあらゆるアプリケーションをまたいで自動化できることがあります。
RPAを導入するメリット・デメリット
RPAを導入する４つのメリット
- デスクワーク業務の自動化・効率化
- 生産性向上、コスト削減
- 操作ミスなどの人的ミス防止
- 人材不足の解消
- 操作のログが残る
RPAを導入する２つデメリット
- システム障害や予期せぬ処理があった場合、途中で業務が停止するリスク
- ネットワークにつながったサーバーでRPAを使う場合、不正アクセスされる可能性は０ではない
RPAで出来ることは？
RPAで出来る作業はどのようなものがあるのか、気になる方も多いと思います。
そこで、RPAでできる作業をいくつかご紹介します。
入力作業、コピー＆ペースト作業
ウェブサイト、社内システムなど画面上にデータやテキストを入力、コピー＆ペーストする操作を 自動化出来ます。
情報収集作業、集計作業
異なる画面からの情報を収集し、情報の内容を比較して精査する操作を自動化します。
データ加工、データ保存作業
システムから収集したデータを、ルールに基づいて集約・加工する操作を自動化します。
メール・メッセージ送付
問い合わせに対して、ルールに基づいて返信する操作を自動化します。
など
また、これらを組み合わせてRPAに作業をさせることも可能です。
活用方法
毎月一回でもルーティンワークをお持ちでしたら、RPAを導入することによって効率化を図ることをオススメします。
RPAを導入することによって効率化される業務の一例
下記業務は例外的な処理を必要としない業務のため、RPAに向いています。
- 入出金業務
- 労働管理業務
- 受発注業務
RPAの導入方法
RPAについて説明してきましたが、実際どのように業務へ導入するのか、流れを把握しておく必要があります。
- 業務の手順を整理し、ルーティンワークをピックアップする
- RPAを導入する業務（作業）を決まる
- 既存のRPAのサービス、もしくはPRAツールを作成する
- スモールスタートとして、一部の業務から導入を始める
- 業務の改善・成果が確認できれば、横展開し、他の業務にも本格稼働させる
まとめ
RPAの説明はいかがでしたか？
RPAツールの導入で余分なタスクが減って業務時間に余裕が生まれるかも知れません。
増えた時間をより創造的な業務に注ぎ込んで自身の価値向上に取り組んでみましょう！
